Ruokapalveluiden kilpailuttamisessa on syytä olla tarkkana. Kokosimme vinkit onnistuneen tarjouskilpailun toteuttamiseen.
Jokainen ruokapalveluita kilpailuttanut tietää, että tarjouksista, joissa on monia pisteyttäviä laatukriteereitä, on vaikea saada keskenään vertailukelpoisia. Palmian myyntipäällikön Mari Rantalan ja toimialapäällikön Satu Grönlundin mukaan tarjouskilpailu kannattaa laatia riittävällä huolella. Yhteistyön merkitystä ei voi korostaa liikaa.
1. Laadi kilpailutus huolellisesti
Kilpailutuksen valmistelussa huolellisuus on valttia, jotta lopputulos vastaa kilpailuttavan organisaation tarpeita. Palmian toimialapäällikkö Satu Grönlund muistuttaa, että tarjouspyynnön vaatimukset on syytä pitää selkeinä. Näin vaatimusten ja kysymysten asettelu ei jätä kummallekaan osapuolelle tulkinnanvaraa.
”Tarjouskilpailuun osallistuva taho tarjoaa sitä, mitä pyydetään. Jos tarjouskilpailussa kysytään pelkkää hintaa, eli kaikki laatuvaatimukset on sisällytetty tarjouspyynnön vähimmäisvaatimuksiin, voi luvassa olla pettymyksiä. Hinnan kilpailuttaminen on toki tasapuolista kaikille, mutta tällöin kilpailutukseen osallistujilla on kiusaus täyttää vain halvimmat kriteerit. Se on harvoin käyttäjäasiakkaalle paras vaihtoehto”, hän sanoo.
2. Pyri tasapuolisuuteen
Kilpailutuksissa on usein seikkoja, jotka ovat kilpailutuksen kannalta itsestäänselvyyksiä. Ne kannattaa sisällyttää vähimmäisvaatimuksiin. Esimerkiksi silloin, kun kilpailutetaan julkista ruokaa, täytyy kaikkien tarjoajien joka tapauksessa noudattaa tiettyjä ravitsemussuosituksia. Myös esimerkiksi laatu- ja ympäristöohjelmat tai -sertifikaatit voivat olla vähimmäisvaatimusten joukossa. Niiden laatupisteyttäminen on usein turhaa.
”Pisteytettävään laatuun kannattaa sisällyttää ne asiat, jotka ovat yritykselle tärkeitä ja tuovat yritykselle lisäarvoa”, Palmian myyntipäällikkö Mari Rantala sanoo.
Laatukriteerit on syytä pisteyttää niin, että toiminta on läpinäkyvää.
”Muutoin on vaarana, että tarjouskilpailu muuttuu kirjoituskilpailuksi, jonka parhaiten tiivistänyt ja kirjoittanut taho voittaa.”
3. Ota substanssiosaaminen mukaan
Kilpailuttaja ja loppukäyttäjä ovat usein eri henkilöitä, joilla voi olla hyvinkin erilaiset näkemykset siitä, millaista palvelua kilpailutuksella haetaan.
”Tarjouspyynnön tekevän organisaation kannattaa hyödyntää substanssiosaamista. Esimerkiksi markkinavuoropuhelu on hyvä keino edistää yhteistyötä palveluntarjoajien kanssa. Jos omassa organisaatiossa ei ole substanssiosaamista, konsulttien käyttäminen on suositeltavaa. Toisin sanoen, jos kilpailutat ruokaa, ota kilpailutukseen mukaan taho, joka on tekemisissä ruoan kanssa. Yhteistyötä tarvitaan, sillä loppukäyttäjät osaavat kertoa, mitä kilpailutuksella kannattaa tarkalleen ottaen hakea”, Mari Rantala vinkkaa.
4. Jätä väljyyttä aikatauluun
Hyvin toteutetussa kilpailutuksessa on järkevä aikataulu, jotta palveluntuottajalla on mahdollisuudet saada toiminta ajoissa käyntiin. Kaikkien tavoitteena on palvelun onnistuminen ja palvelulupauksien lunastaminen alusta saakka.
Satu Grönlund kertoo, että kilpailutuksen tuloksen julkaisemiseen, sekä palvelutuotannon alkamiseen olisi suositeltavaa varata isommissa ja vaativimmissa kokonaisuuksissa vähintään 3–4 kuukautta. Jokainen kilpailutus on uniikki ja muun muassa asiakkaiden tarpeet tulee huomioida riittävällä tasolla.
”Tarjouksen tekoon vaaditaan usein vähintään nelisen viikkoa. Kun tarjouskilpailu voitetaan, myös toiminnan aloittamiseen täytyy varata aikaa”, Grönlund sanoo.
Kesä tai esimerkiksi vuodenvaihde ovat hyviä aikoja käynnistää uusi projekti. Loma-ajat voivat kuitenkin tuoda lisähaasteita, jos aikaa on vähän.
”Jos tarjouskilpailun voittanut taho saa tiedon kilpailutuksen voittamisesta toukokuun lopussa, voi olla haasteellista saada toiminta käyntiin elokuun alkuun mennessä. Rekrytoinnit, sopimuskäytännöt ja erilaiset tapaamiset vievät oman aikansa. Nämä kaikki täytyy ehtiä käydä läpi ennen toiminnan alkamista”, Mari Rantala lisää.
5. Vältä ristiriitoja ja pyri kumppanuuteen
Tarjouskilpailun järjestäjän on hyvä pyrkiä välttämään ristiriitoja. Satu Grönlund uskoo, että kaikilla kilpakumppaneilla on aito halu pitää tarjouksessaan antamansa lupaukset.
”Tarjous on kuitenkin sitova, ja tarjouskilpailun voittaneelle on kunniatehtävä hoitaa työ sovitulla tasolla. Se vaatii hyvää kumppanuutta.”
Grönlund huomauttaa, että joskus tarjouskilpailuissa esitetyt ehdot saattavat olla ristiriitaisia.
”Esimerkiksi meidän alallamme voi olla haasteellista löytää osaavaa työvoimaa nopealla aikataululla, ja tarjouskilpailuissa vaaditaan yleensä tiettyä ammattitasoa, kokemusta ja kielitasoa. Samaan aikaan on kuitenkin yleistä, että vaatimuksena on työllistää huonosti työmarkkinoilla työllistyviä ihmisiä. Saattaa olla, että huonossa työllisyystilanteessa olevilta ei kuitenkaan löydy riittäviä kielellisiä tai ammatillisia edellytyksiä.”
6. Valmistaudu kohdekierroksiin
Usein tarjouskilpailuun kuuluu myös kohteeseen tutustuminen. Tällöin kilpailuttajan on syytä varmistaa, että kohteen esittelevä henkilö tuntee hyvin kohteen toiminnan.
”Julkisessa kilpailutuksessa lisäkysymyksiä ei voi esittää paikan päällä, mutta kohteen esittäjällä tulisi silti olla perustiedot kunnossa. Kohdekierrokset vievät aikaa sekä tarjouskilpailun järjestäjältä että palveluntarjoajalta”, Mari Rantala sanoo.
Heräsikö kysyttävää? Haluatko kuulla lisää palveluistamme?
Klikkaa alta ja jätä yhteystietosi, niin otamme sinuun yhteyttä. Saat suositukset kannattavimmista palveluratkaisuista, joita toimitilasi käyttäjät arvostavat.
