Hyvin tehty tarjouspyyntö säästää aikaa ja helpottaa yhteistyötä sopimuskumppanin kanssa. Kun vastuut ja valtuudet on kirjattu valmiiksi tarjouspyyntöön, ongelmia tulee harvoin vastaan. Sen tietää myös Palmian myyntipäällikkö Mari Rantala.
Vuoden 2021 joulukuussa julkaistu Vastuullisten ruokapalveluiden hankintaopas pyrkii ratkomaan hankintaprosessiin liittyviä pulmia. Myös Palmia oli mukana oppaan teossa.
Käytännössä Rantala osallistui maa- ja metsätalousministeriön toteuttamaan projektiin erilaisissa workshopeissa, jolloin myös Palmian ääni pääsi kuuluviin.
Hankintaopas syntyi palveluntuottajien ja asiakkaiden yhteistyönä
”Palveluntuottajan kannalta oli hienoa päästä vaikuttamaan julkiselle puolelle suunnatun hankintaoppaan tekoon. Projektiin liittyi paljon verkostoitumista, ja huomasin monesti istuvani tapaamisissa yhdessä paitsi järjestäjien myös muiden palveluntuottajien ja asiakkaiden kanssa”, Rantala kertoo.
Rantala luonnehtii, että oppaan tekoprosessiin osallistuminen oli Palmialle muutenkin hedelmällinen prosessi.
”Pääsimme kertomaan mielipiteitämme ja ehdottamaan uusia ratkaisuja sellaisiin tarjousprosessin seikkoihin, jotka ovat meitä mahdollisesti aiemmin kaihertaneet. Meidänkin on jatkossa helpompi tehdä tarjouksia, kun puhumme hankintayksikköjen kanssa ikään kuin samaa kieltä”, Rantala sanoo.
Ruokapalveluiden tarjouspyynnöt selkeämpään muotoon
Vuoden 2021 joulukuussa julkaistu Vastuullisten ruokapalveluiden hankintaopas on ensimmäinen kattava ruokapalveluiden hankintaohjeistus, joka käsittelee vastuullisuutta ekologisen, sosiaalisen, taloudellisen ja ravitsemuksellisen vastuullisuuden näkökulmasta.
Rantala uskoo, että hankintaopas tulee helpottamaan sekä Palmian että Palmian yhteistyökumppaneiden työtä. Opas hyödyttää kaikkia toimijoita, olivatpa he sitten yksityiseltä tai julkiselta sektorilta.
”Opas on varsin käytännönläheisesti ja konkreettisesti tehty. Hankintayksiköiden on helppo huomioida sen avulla heille tärkeimmät asiat. Lisäksi opas auttaa muotoilemaan tarjouspyynnön sellaiseen muotoon, joka on helposti ymmärrettävä kummallekin osapuolelle. Kun kaikki osapuolet puhuvat näistä asioista samalla tavoin, koko hankintaprosessi sujuu jatkossa mutkattomammin”, Rantala kertoo.
Rantala kertoo iloitsevansa siitä, että vastuullisuus huomioidaan oppaassa niin monelta eri kannalta.
”Ruoan ja ruokapalveluiden vastuullisuuden lisäksi opas huomioi paitsi ilmastoasiat myös sopimushallinnan eli niin tarjousprosessin ja sopimusprosessinkin. Lisäksi on hienoa, että oppaassa pohditaan myös raportoinnin määrää. Raportointi on valtavan tärkeää, mutta sen tulee olla järkevällä tasolla”, hän sanoo.
Konkreettinen opas on ahkerassa käytössä
Oppaassa on runsaasti esimerkkejä, ja osa niistä on varsin konkreettisia.
”Ne on siksi helppo ottaa käyttöön. Oppaasta löytyy muun muassa hyvä ohjeistus siitä, millainen on hyvä ja toimiva vastuunjakotaulukko ja miten sitä kannattaa käyttää”, Rantala sanoo.
Rantalan mukaan opas on otettu hankintayksiköissä hyvin vastaan, ja se on monin paikoin jo ahkerassa käytössä.
”Meiltäkin on kysytty, onko opas tuttu ja toimimmeko sen periaatteiden mukaisesti. On ollut mukavaa päästä toteamaan, että olemme olleet mukana oppaan teossa. Uskon, että oppaasta on tukea ja hyötyä etenkin silloin, jos kilpailuttamisesta ei ole paljon kokemusta. Toisaalta vastuullisuusasiat ovat hyvää kertausta muillekin”, Rantala kertoo.
Tutustu Vastuullisten ruokapalveluiden hankintaoppaaseen.
Teksti: Pi Mäkilä, toimittaja
Heräsikö kysyttävää? Haluatko kuulla lisää palveluistamme?
Klikkaa alta ja jätä yhteystietosi, niin otamme sinuun yhteyttä. Saat suositukset kannattavimmista palveluratkaisuista, joita toimitilasi käyttäjät arvostavat.
