Kilpailutetut hankinnat eivät välttämättä aina tule tilaajalle edullisimmaksi ratkaisuksi. Tavoitellut säästöt jäävät saavuttamatta, kun laatu ei vastaakaan haluttua. Käänteinen kilpailuttaminen karsii hankintoihin liittyviä sudenkuoppia.
Halvimman tarjouksen valinta ei aina tuo haluttuja säästöjä. Puutteellinen laatu, elinkaarikustannukset ja jatkohankintahinnat voivat nostaa loppusumman aivan muihin lukemiin, kuin tilaaja alkujaan oletti.
- Käänteisessä kilpailutuksessa tilaaja asettaa hinnan, johon tarjoukset on mitoitettava. Haasteena on osata asettaa hinta juuri oikealle tasolle niin, ettei kustannuksia arvioida ala- tai yläkanttiin. Liian alas alhaiselle tasolle asetettu kiinteä hinta ei voi vastata laadullisiin tarpeisiin. Yläkanttiin mitoitettuun kiinteään hintaan taas tarjoajat joutuvat keksimään kaikenlaista turhaa yltääkseen asetettuun summaan, julkisten hankintojen asiantuntijayritys PTC Services Oy:n toimitusjohtaja Saila Eskola määrittää.
Käänteisessä kilpailutuksessa tarjoukset vertaillaan pelkästään laadullisin perustein kuten muunneltavuuden, ergonomian, yleisen toimivuuden tai kestävän kehityksen kriteerien perusteella. Hintahan on jo kaikille sama, joten se ei enää määritä valintaa. Tarjouskilpailun voittaakseen toimittajan on pistettävä peliin koko osaamisensa. Parhaassa tapauksessa tilaaja saa kaupanpäällisiksi uusia innovaatioita.
- Laatu tulee siitä, mitä kaikkea vähimmäisvaatimusten päälle saa. Hintakisan poistuessa kilpailu käydään oikeilla kriteereillä.
Laadun vertailuperusteiden määrittely vaatii huolellisuutta
Käänteiset kilpailutukset ovat yleistyneet viime vuosina etenkin palveluhankinnoissa. Urakkapuolella niillä on sen sijaan takanaan jo pidempi historia. Sote-ulkoistuksiin liittyvät hankinnat ovat isoimpia, joissa käänteistä kilpailuttamista on Suomessa viime aikoina hyödynnetty.
Haasteet ovat vertailuperusteiden asettamisessa ja kuvaamisessa. Tarjouspyynnöstä on käytävä ilmi, mihin hankintapäätös perustuu. Lisäksi myös vertailuperusteiden käytön tulee olla perusteltavissa.
-Vertailuperusteiden laatiminen vaatii paljon työtä. Ne pitäisi rakentaa niin, että niiden avulla pystytään näkemään tarjoajien väliset erot. Jos laatuperusteet ovat triviaalilla tasolla, niin kaikki toimijat todennäköisesti saavat laadusta samat pisteet. Esityöt ja suunnittelu on tehtävä huolellisesti.
Helpointa on taulukoida valmiiksi, millaisista ansioista pisteitä irtoaa. Parhaisiin tuloksiin päästään määrittelemällä ennen kilpailutusta loppukäyttäjän kanssa tämän todelliset tarpeet. Kattavat markkinavuoropuhelut tarjoajien kanssa antavat hyvän pohjan realististen tavoitteiden asettamiselle.
Käänteisen kilpailutuksen malli on rakennettava tapauskohtaisesti
Eskola muistuttaa, että käänteisen kilpailuttamisen malli on rakennettava aina uudelleen tapauskohtaisesti.
- Jos kilpailuttaisin käänteisesti esimerkiksi autohankinnan, niin toki seuraavaan vastaavaan tilanteeseen voisin soveltaa samaa sabluunaa. Se ei kuitenkaan toimisi, jos hankittavana olisikin traktori. Joitain osia kilpailuttamiskonseptista varmasti voi skaalata, mutta ei kaikkea. Ei ole olemassa yhtä yhteistä käänteisen kilpailutuksen mallia, jota voisi soveltaa kaikkeen, Eskola toteaa.
Heräsikö kysyttävää? Haluatko kuulla lisää palveluistamme?
Klikkaa alta ja jätä yhteystietosi, niin otamme sinuun yhteyttä. Saat suositukset kannattavimmista palveluratkaisuista, joita toimitilasi käyttäjät arvostavat.
