Kun siivouskilpailutuksen hoitaa huolella, kaikki osapuolet ovat tyytyväisiä lopputulokseen.
Siivouskilpailutuksen tilaajan on syytä olla tarkkana. Tarjontaa riittää, ja esimerkiksi julkishallinnon puolella kilpailutuksen järjestäminen on tietyn kaavan mukaan järjestettävä, pakollinen prosessi. Ennen kilpailutuksen aloittamista tilaajan täytyy päättää, millaiseen lopputulokseen hän pyrkii. Sen tietää Palmian myyntipäällikkö Elina Snellman.
Hinnan lisäksi asiakkaalle on yleensä tärkeintä, että lopputulos on laadukas ja siivous tehdään teknisesti oikein. Tilaajan on hyvä muistaa, että pelkän hinnan kilpailuttaminen, ilman laatutekijöitä, ei takaa oikeaa tarkoituksenmukaista lopputulosta.
Tämän jälkeen kilpailutuksen tilaajan on syytä pohtia, mitkä tarjottavat resurssit ja työmäärä ovat.
”Hyvässä siivouskilpailutuksessa otetaan huomioon myös kouluttaminen, perehdytys, haltuunotto ja resursointi ja rekrytointi. Hyvien, sopivien työntekijöiden löytäminen ei ole aina helppoa”, Elina Snellman sanoo.
Selvitä tarjousten vertailukelpoisuus
Rapila ja Snellman huomauttavat, että siivouspalveluiden kilpailuttajan täytyy varmistaa, että tarjoukset ovat vertailukelpoisia. Apuna voi käyttää esimerkiksi valtion hankintatoimen kehittäjä Hanselia.
”Hansel toimii niin, että kilpailutuksessa määritellään minimitunnit työn kohteen suorittamiseksi. Tällöin tarjousten vertailukelpoisuus on heti samalla viivalla. Hinta on kilpailutuksen helpoin osuus, mutta muut tekijät ovat jo haastavampia. Asiakkaat myös pisteyttävät vertailukohteita eri tavalla. Joku taho antaa esimerkiksi laatujärjestelmästä eri pistemäärän kuin toinen”, Snellman sanoo.
Vertailukelpoisuus on tärkeää, sillä jos kilpailutuksessa ei määritellä työn vähimmäistuntimäärää, todellisen työmäärän arviointi voi olla vaikeaa. Kilpailutuksessa tarjottava alhainen hinta ei nimittäin kerro koko totuutta.
”Tällöin työtunnit voivat olla käytännössä mitä vain”, Snellman huomauttaa.
Hän toivoo, että kilpailutuksissa painotettaisiin esimerkiksi haltuunottosuunnitelmien sisältöä.
”Haltuunottosuunnitelma vie tarjouksen ruohonjuuritasolle ja kertoo konkreettisesti, missä aikataulussa työ alkaa, miten ja kenen kanssa. Haltuunottosuunnitelma pitää sisällään tärkeää tietoa konkreettisista asioista”.
Vaadi tarkkoja tietoja
Siivouskilpailutuksessa on hyvä huomioida myös se, että tilojen käyttäjillä on terveellinen ja turvallinen ympäristö ja hyvä sisäilma.
”Tähän päästään, kun siivous tehdään oikein ja teknologia toimii. Monesti kilpailutuksessa kerrotaan, mitä koneita ja laitteita palveluntuottaja käyttää sekä millaisia puhdistusaineita käytetään. Palveluntarjoajilta voi pyytää hyvinkin yksityiskohtaisia vastauksia ja tarkkaa luetteloa laitteista”, Snellman sanoo.
Myös referenssien pyytämisestä voi olla apua.
”Referenssien vaatiminen on tavallaan riskienhallintaa. Tilaaja voi niiden avulla varmistaa, että yritys pystyy tuottamaan halutun palvelun.”
Huomioi ympäristönäkökulma ja digitalisaatio
Ympäristönäkökulman huomioimisesta on tullut siivouspalveluiden kilpailuttamisessa jo arkipäivää. Kilpailuttajan voi olla hyvä kysyä myös miten ympäristöohjelma tai ympäristösertifikaatti näkyy käytännön työssä. Tarjolla on myös kemikaalitonta siivousta.
Lisäksi alan kehittämiseen ja digitalisaation huomioimiseen voi olla hyvä kiinnittää huomiota.
”Digitalisaation käyttöönotosta kysytään yllättävän vähän. Esimerkiksi Palmialla toiminnanohjaus, raportointi ja laadunvarmistus tehdään mobiilisti, ja osassa Palmian palveluita asiakaspalautteenkin voi antaa mobiilisti. Digitalisaatiota hyödynnetään voimakkaasti asiakkaalla tapahtuvan toiminnan seuraamiseen. Näin voimme reagoida eri asioihin reaaliajassa asiakkaidemme hyväksi”, Snellman kertoo.
Heräsikö kysyttävää? Haluatko kuulla lisää palveluratkaisuistamme? Klikkaa alta ja jätä yhteystietosi, niin otamme sinuun yhteyttä.
