Clean Pilot -toiminnanohjausjärjestelmä on uusi tapa johtaa siivousta, seurata työtä ja nyt myös asiakas saa reaaliaikaista tietoa tilojensa siisteyden ylläpidosta. Tämän mahdollistaa siivoustyön digitaalinen toiminnanohjausjärjestelmä, jonka avulla tuetaan perinteistä siivoustyötä.
Aalto-yliopiston tiloissa asiakas pääsee nyt seuraamaan suoraan, miten hyvin siivouksen resursointi toimii ja miten nopeasti työ etenee.
”Eniten hyötyä on ollut siitä, että kun tiloissamme toimiva asiakas kysyy, milloin mikäkin huone on siivottu, pystyn antamaan tarkan vastauksen”, kertoo Aalto-yliopiston toimitilapäällikkö Jukka-Pekka Salmisto uudesta toimintamallista.
Tehokkuutta suurien kiinteistöjen siivoukseen
Clean Pilot -toiminnanohjausjärjestelmä helpottaa myös Palmian toimitilahuoltajien työtä. Toimitilahuoltajien työalue on suuri, ja se koostuu useista kerroksista. Tilatkin ovat moninaisia: mukana on niin toimistotiloja kuin luokkahuoneitakin. Myöskin jos toimitilahuoltajien työskentelyohjeisiin tulee muutoksia, he saavat uudet ohjeet tietoonsa välittömästi uuden järjestelmän ansiosta.
”Järjestelmä on osoittautunut oikein toimivaksi, sillä pystyn jakamaan työskentelyäni eri tiloissa ja seuraamaan sen onnistumista. Sen ansiosta tiedän, mitä tapahtuu milläkin alueella ja mitkä huoneet tulee siivota missäkin järjestyksessä. Pidän erityisesti siitä, että jos jokin on pielessä, voin lähettää järjestelmän kautta ongelmatilanteesta kuvan kaikille asianosaisille”, sanoo Otaniemessä toimitilasiivousta tekevä Palmian toimitilahuoltaja Suman Pudasaini.
Järjestelmä tukee myös kiinteistöhuollon töitä, koska erilaisia vikailmoituksia saadaan entistä nopeammin ja läpinäkyvämmin esille osana siivoustyötä ja asiakkaalle tiedoksi.
Toimitilahuoltajan digitaalinen työväline
Otaniemessä toiminnanohjausjärjestelmää käyttää 12 Palmian toimitilahuoltajaa. Jokaisen toimitilahuoltajan siivousvaunussa on teline, johon kiinnitetään järjestelmällä varustettu iPad.
”Toimitilahuoltajat kirjautuvat iPadiin omilla tunnuksillaan, ja he näkevät työalueensa pohjakuvan kohteesta. Jokaisella toimitilahuoltajalla on oma näkymänsä, eli he näkevät pohjakartassa vain sen alueen, joka kuuluu heidän siivottavakseen. Tämä helpottaa ja selkeyttää työskentelyä”, sanoo Otaniemessä Palmian toimitilahuoltajien kohde-esimiehenä toimiva Triin Kalda.
Kalda uskoo, että toiminnanohjausjärjestelmästä on paljon hyötyä myös silloin, kun kohteeseen tulee uusi työntekijä, joka ei tunne vielä aluetta: klikkaamalla omaa aluettaan näkee, milloin ja miten se siivotaan. Siivousjärjestyksen siivottavaan huoneeseen voidaan tarvittaessa myös liittää video, josta toimitilahoitaja voi tutustua kunkin tilan siivoukseen liittyviin erityisohjeisiin.
”Clean Pilot sisältää sähköisessä ja graafisessa muodossa kunkin toimitilahuoltajan työjärjestyksen. Jos vakituinen toimitilahuoltaja on esimerkiksi sairaana, tuuraaja voi katsoa missä järjestyksessä vakituinen työntekijä siivoaa tilat ja edetä työssään sen mukaisesti. Toisin sanoen toimitilahuoltajan ei tarvitse katsoa paperista viikkotyösuunnitelmaa, vaan ohjelma kertoo mitä tehdään ja missä järjestyksessä”, Kalda kuvailee.
Hyvää palautetta läpinäkyvyyttä lisäävälle toimintamallille
”Toimitilahuoltajien palaute on ollut pääsääntöisesti positiivista. Käyttäjät koostuvat moninaisesta joukosta: mukana on eri-ikäisiä ja erikielisiä työntekijöitä”, Kalda kertoo. Järjestelmä on myös helppokäyttöinen, sillä sen ottaa haltuun nopeasti neljässä tunnissa.
”Meille on tärkeää testata, millaisia järjestelmiä markkinoilla on tarjolla. Tärkeintä on, että järjestelmä tuo meille ja asiakkaalle aitoa lisäarvoa. Nyt pystymme toimimaan entistä paremmin proaktiivisesti, ja samalla asiakas näkee ajantasaisen tiedon koko ajan”, käyttöönottoprojektia vetänyt kehityspäällikkö Mari Ahlgren Palmiasta kertoo. ”Aalto-yliopisto on meille hieno kohde, jossa voimme kehittää siivouspalveluja pioneerihengessä”, jatkaa Ahlgren.
”Meille tulee paljon kysymyksiä siitä, millaista siivousohjelmaa toimitilahuoltajat käyttävät missäkin tilassa. Avainhenkilömme pystyvät antamaan nyt selkeän vastauksen suoraan järjestelmästä katsomalla”, Aalto-yliopiston Salmisto lisää.
