Palmian toimitilapalveluiden sisäinen sijaistuspalvelu laajeni kokeilusta kiitellyksi käytännöksi.
Työn tasalaatuisuus on asiakkaiden ja palmialaisten yhteinen tavoite ja toive. Palmiassa työskentelee kaiken kaikkiaan 2 200 henkilöä (2021) erilaisissa tehtävissä, monella paikkakunnalla. Ja kuten kaikissa työpaikoissa, palmialaisetkin lomailevat, sairastelevat tai jäävät vanhempainvapaalle ja silloin tarvitaan sijaista. Sijaistus onkin noussut esille toimitilapalvelun kehityskohteena niin asiakkaiden kuin henkilöstönkin puheissa: vuokrasijaisten kohdalla laatua ei aina ole koettu riittäväksi.
Kehitystoiveista otettiin koppi, ja nykyään ammattimaiset sijaiset tulevat Palmian omasta sijaispoolista.
Omia ammattilaisia
Vuonna 2019 Palmian sisäistä sijaistuspalvelua pilotoitiin pääkaupunkiseudun toimitilapalveluissa. Viime vuonna sijaispooli vakiinnutti toimintansa ja kiitos näkyy asiakastyytyväisyys- ja henkilöstötyytyväisyystuloksissa.
Sijaispooli koostuu ammattilaisista, jotka saapuvat sujuvasti auttamaan siellä, missä sijaista tarvitaan. He ovat Palmian omia työntekijöitä – esimerkiksi sellaisia, joiden vakituiset kohteet ovat kilpailutuksen myötä poistuneet. Heille on löytynyt jatkossakin töitä juuri sijaistuspalvelun kautta. Toistaiseksi sijaispooli toimii vain pääkaupunkiseudulla.
”Olemme halunneet pitää kiinni työntekijöistä", palveluesihenkilö Pasi Ylitalo kertoo. Sijaistuspalveluhenkilöstö toimii vakituisessa työsuhteessa ja heillä on samat edut ja koulutustavoitteet kuin kollegoillansa.
Toimitilahuoltaja Anne Ylönen on tyytyväinen uudistukseen. ”Aiemmat kokemukseni vuokrasijaisista olivat hyvin vaihtelevia", Ylönen muistelee. ”Nyt saa varmasti taitavan tekijän ja kaikki on sujuvaa. Laatu pysyy samana, ja asiakas on tyytyväinen.” Sijaistuspalvelun tavoite onkin varmistaa työn tasalaatuisuus kaikissa tilanteissa.
Alueilla käytetään ensisijaisesti omaa kiertävää sijaista, ja poolin puoleen käännytään tarvittaessa. Pasi Ylitalon vastuulla on alueensa henkilöstöresurssin määritystarve eli se, paljonko tarvitaan ihmisiä nyt ja myöhemmin. ”Kun käytimme ulkopuolisia, välillä oli kova työ siinä, että sijainen piti aluksi opettaa siivoamaan”, hän huokaisee.
Ihmisiin ja kohteisiin tutustuminen sujuvoittaa. Palveluohjaaja Kadi Liliumin tehtävänä on organisoida sijaistyövoimaa. Moni on tullut hänelle jo tutuksi. ”Työtäni helpottaa, kun tiedän ihmisten työtavat ja sen, miten oma-aloitteisia he ovat. Kyse on ammattilaisista, joille on itselleenkin tärkeää tehdä hyvää työtä ja saada mainetta. Sijaisia saatetaan kysyä nimeltä, kun tiedetään, että työn laatu on hyvää.”
Sijaisilla on koulutus ja monipuolista kokemusta esimerkiksi erilaisista siivouskoneista ja valmiudet aloittaa työ heti. Lilium kartoittaa sijaisen osaamisen ja tarkistaa, onko hän ollut samanlaisessa kohteessa aiemmin. Jos on mahdollista, samaan kohteeseen yritetään aina järjestää sijainen, joka tuntee jo kohteen ja sen vakituiset työntekijät. Sijaisen on helpompi tulla tuttuun paikkaan, jossa voi tarttua heti hommiin.
Työntekoa selkiyttää, kun kaikki ovat palmialaisia. ”Palmialaisuus näkyy työssäni siten, että asiakas saa sen laadun, mistä on sovittu. Töihin tullaan ajoissa, työtehtävät hoidetaan, asiakkaan kanssa keskustellaan ja ollaan suunnitelmanmuutosten suhteen joustavia”, Anne Ylönen kuvailee.
Hiljaisuus on hyvä merkki
Pasi Ylitalon mukaan lisääntynyt asiakastyytyväisyys näkyy vähäisenä palautteen määränä: ”Asiakkaalle on mukavampi, kun ei tarvitse huomautella laadusta. Lähtökohta on, että siivous on hyvää ja tasaista. Mitä vähemmän huomaa, että on ollut sijainen, sen parempi.”
Jätkäsaaren peruskoulun rehtori Kirsi Myllymäki on samoilla linjoilla: ”Minua kiinnostaa, että homma toimii ja töissä on ystävällisiä ihmisiä”. Rehtorin työnkuvaan kuuluu paljon erilaisia hoidettavia asioita, joten Myllymäelle sopii parhaiten sellainen palvelu, joka toimii ilman, että tarvitsee tietää tai puuttua yksityiskohtiin.
”Se on palvelu, josta maksamme ja se toimii”, hän toteaa tyytyväisenä. Aikaisemmin Myllymäellä on ollut sijaiskokemuksia laidasta laitaan, mutta nyt tilanne on jo pitkään ollut hyvä ja hänestä tuntuu, että on ammattilaisia töissä.
Sijaistuspalvelu on osa Palmian strategiaa ja toiminnan kehittämistä, jolla pyritään saavuttamaan alan tyytyväisin henkilöstö. Lisäksi sillä vaikutetaan laatuun ja asiakastyytyväisyyteen. Sijaisten kanssa läheisesti työskentelevän Kadi Liliumin mielestä sijaispooli helpottaa kaikkien työtä. Asiakkaat ovat tyytyväisiä, samoin kuin esihenkilöt, ohjaajat, kohteessa työskentelevät sekä poolilaiset itse.
”Me kaikki, jotka olemme päivittäin sijaisten kanssa tekemisissä, olemme tyytyväisiä tilanteeseen”, Lilium sanoo.
