Kun soten tukipalveluita kilpailutetaan, on syytä pitää pää kylmänä. Tarjouspyynnöt kannattaa pitää yksinkertaisina, ja eri kohteiden tiedot on hyvä kirjata tarjouspyyntöön mahdollisimman tarkkaan.
Uudet hyvinvointialueet kilpailuttavat parhaillaan sosiaali- ja terveyspalveluiden tukipalveluita – ja jos eivät vielä kilpailuta, kilpailutustilanne tarjouspyyntöineen on pian edessä.
Kilpailutustilannetta suunnitellessa tarkkuus on valttia. Tärkeintä on tietää, mitä tarkalleen ottaen ollaan kilpailuttamassa. Hansel Oy:n puhtaanapidon palveluiden ja tarvikkeiden kategoriapäällikkö Eija Hirvonen kertoo, että etenkin pohjatietoihin kannattaa panostaa.
Tarkat tiedot siivouskohteista
”Esimerkiksi siivouspalveluiden osalta on todella tärkeää, että tarjouspyynnöissä mainitaan tarkalleen se, minkälaisesta toimintaympäristöstä on kyse. Pinta-alat, tilatyypit ja hankittavat erilaiset palvelutarpeet tulee olla oikein ja tarkkaan määritelty”, Hirvonen sanoo.
Lisäksi tietojen täytyy olla ajan tasalla.
”Vaikka kilpailutettavan kohteen tiedot olisivat vain muutaman vuoden vanhat, ja kiinteistöön on siinä välissä mahdollisesti tehty remonttia, ei niitä tietoja voi enää käyttää kilpailuttamisessa”, Hirvonen huomauttaa.
Liitteet voivat aiheuttaa ristiriitoja
Hyvin tehty tarjouspyyntö on selkeä, ymmärrettävä ja yksinkertainen, ja lisäksi mahdollisimman virheetön. Tällöin mahdolliset väärinymmärrykset ja epäselvyydet karsiutuvat pois.
”Ristiriitoja taas voi ilmetä, jos mukana on paljon erilaisia liitteitä ja tekstejä, joista yhdessä kerrotaan yhtä ja toisessa toista”, kertoo Hanselin elintarvikkeista ja ruokapalveluista vastaava kategoriapäällikkö Milja Virtanen.
Apua kilpailutusprosessiin
Tarjouskilpailua on harvoin syytä laittaa pystyyn kylmiltään, vaan sen tekemiseen kannattaa hyödyntää ammattilaisten apua. Kilpailuttamiseen saa apua esimerkiksi voittoa tavoittelemattomasta yhteishankintayhtiö Hansel Oy:stä.
”Moni tarvitsee kilpailutusprosessin läpiviemiseen tukea, sillä aikaa ei välttämättä ole riittävästi, eivätkä taustatiedot kilpailutettavan alan erityispiirteistä ole välttämättä riittävät”, Hanselin Milja Virtanen kertoo.
Käytännössä Hanselilta saa ilmaista, puolueetonta apua niin substanssin osalta kilpailutuksen valmisteluun kuin asiakirjojen kommentointiin. Lisäksi tarjolla on maksullinen palvelu, jossa Hansel valmistelee kilpailutuksen kokonaan.
Erityispiirteitä ruokapalveluissa
Asiakirjojen kommentoinnista ja muusta konsultointiavusta voi olla kilpailutustilanteessa korvaamatonta hyötyä: Jos kilpailutettavan toimialan erityispiirteet eivät ole selvillä, edessä voi olla hankaluuksia.
”Esimerkiksi ruokapalveluiden puolella voi olla vaikeaa hahmottaa, mitkä keittiöt kilpailutukseen otetaan mukaan, ja mitä keittiöissä voidaan käytännössä tehdä. Pahimmillaan puolivillaisesti valmisteltu kilpailutus voi johtaa esimerkiksi siihen, että kilpailutettavalta paikkakunnalta puuttuu valmistuspaikka, jossa ruokaa voidaan tehdä”, Virtanen kertoo.
Panosta yksinkertaisuuteen ja selkeyteen
Käytti kilpailutuksessa sitten ulkopuolista apua tai ei, kaikkein tärkeintä on pitää tarjouskilpailu riittävän yksinkertaisena.
Palmian toimialajohtaja Susanna Immonen painottaa, että etenkin julkisten palveluiden hankinta voi näyttäytyä varsin monimutkaisena prosessina, jos tarjouskilpailuun sisällyttää liikaa toiveita mahdollisista lisäpalveluista, joiden käytöstä tai käyttötarkoituksesta ei ole vielä täyttä varmuutta tilaajalla itselläkään.
”Kilpailuttajan pitää tunnistaa aidot tarpeet sille, mitä hän on ostamassa”, Immonen sanoo. "Jos puolestaan halutaan uudistaa palveluntuotantoa, toimintamallia tai tuoda vaikkapa digiltaalisia ratkaisuja mukaan, kannattaa panostaa ennakkotyöhön esimerkiksi markkinavuoropuheluin", hän jatkaa.
Julkisella sektorilla toivotaan usein ennakoitavuutta pitkien ajanjaksojen päähän, mikä on ihan ymmärrettävää. Nykyisessä maailmantilanteessa pitkälle tehdyt sopimukset, joissa ei ole tarkistusvaraa, voivat olla kuitenkin asiakkaankin kannalta epäedullisia.
”Kustannusten kehityksiä täytyisi pystyä tarkastelemaan nykyistä lyhyemmällä aikavälillä”, hän sanoo.
Toteutettavuuteen huomiota
Konkreettista huolta aiheuttavat myös toiveet, joita voi olla käytännössä mahdotonta toteuttaa.
”Usein siivouspalveluiden tai ruokapalveluiden toteuttajalta vaaditaan sujuvaa suomen kielen taitoa, mutta palvelusektorilla ei ole välttämättä saatavilla lainkaan sellaisia työntekijöitä, jotka puhuisivat suomea. Samoin kilpailutuksessa voi olla vaatimuksena tietynlainen koulutustaso, muttei koulutettua työvoimaa ole välttämättä lainkaan saatavilla. Tähän liittyen olemme kehittäneet henkilöstömme koulutusta ammatillisen osaamisen varmistamiseksi.", Immonen sanoo.
Lisäksi kilpailutuksen järjestäjän on hyvä muistaa, ettei tarjouspyyntöjä tutkiessa kannata aina katsoa pelkkää hintaa. Palveluntarjoajilta kannattaa vaatia referenssejä.
”Osaamisen täytyisi olla todennettua. Jos palveluntarjoajilta vaaditaan esimerkiksi pelkästään tietyn kokoista liikevaihtoa, mutta referenssit puuttuvat, vaarana voi olla se, ettei kilpailutuksen voittajalla ole oikeasti lainkaan substanssiosaamista alalta”, sanoo Palmian toimitilapalveluiden myyntipäällikkö Elina Snellman.
|
Rakenna toimiva ruoka- ja siivouspalveluiden tarjouskilpailu
Kun tarjouspyyntö on rakennettu hyvin, tarjoukseen on helppo vastata. Tällöin yhteistyö voi rakentua alusta saakka hyvälle pohjalle.
- Hyvin rakennettu tarjouspyyntö on selkeä, ymmärrettävä ja yksinkertainen. Jos liitteitä ja erilaisia tekstejä on mukana huomattava määrä, virheiden mahdollisuus kasvaa.
- Sisällytä tarjouspyyntöön vain oleelliset asiat.
- Varaa kilpailutukseen riittävästi aikaa. Aikaa tarvitaan tarjouskilpailun huolelliseen suunnitteluun ja tietojen tarkastamiseen.
- Myös kilpailutukseen osallistuville toimittajille täytyy jättää riittävästi vastausaikaa. Lisäksi mahdollisiin lisäkysymyksiin vastaamiseen on syytä varautua aikataulussa.
- Varmista, että tarjouspyynnön tiedot ovat ajantasaisia, eikä niissä ole keskinäisiä ristiriitoja.
- Siivouspalveluissa: tarkista neliömäärät ja kiinteistöjen tiedot tarkkaan.
- Ateriapalveluissa: selvitä, että kilpailutukseen osallistuvilla toimittajilla on aidot mahdollisuudet vaadittavan ruokapalvelun tarjoamiseen: esimerkiksi pitseriayrittäjän keittiön ei voi olettaa taipuvan sairaalaruoan valmistukseen.
- Muista pyytää referenssejä. Näin varmistat, että tarjouskilpailuun osallistuvat yritykset pystyvät vastaamaan aidosti palveluntarpeeseen ja toteuttamaan sen laadukkaasti.
- Pidä valintakriteerit selkeinä ja tasapuolisena. Jos tarjouspyyntö on epäselvä ja sisältää liikaa tulkinnanvaraa, tarjoukset eivät ole välttämättä keskenään vertailukelpoisia.
- Tarjouskilpailun rakentaminen ei ole helppoa. Pyydä tarvittaessa apua ammattilaisilta.
- Kiinnitä myös huomiota siihen, että tarjouspyynnön kieli on riittävän selkeää. Tekstin voi esimerkiksi luetuttaa ulkopuolisella henkilöllä, joka pystyy kertomaan, miten hän ymmärtää tarjouskilpailun tekstin.
|
Tekstiin on haastateltu myös Palmian myyntipäällikkö Sirpa Laakkosta.
Teksti: Pi Mäkilä, toimittaja
