Kesällä 2015 voimistelutapahtuma Gymnaestrada toi Helsinkiin yli 20 000 vierasta yli 50 eri maasta. Noin puolet osallistujista majoitettiin pääkaupunkiseudun kouluihin.
Heinäkuussa 2015 Helsinki täyttyi kansainvälisistä vieraista, kun Gymnaestrada-voimistelufestivaali järjestettiin ensimmäistä kertaa Suomessa. Se on osallistujamäärältään suurin kansainvälinen tapahtuma, joka Helsingissä on nähty. Tapahtuman pääjärjestäjinä ovat Suomen Voimisteluliitto, Helsingin kaupunki ja Opetusvirasto.
Gymnaestradan isännöinnistä on Suomen Voimisteluliitossa haaveiltu jo 1960-luvulta alkaen. Aiemmin ei isännyyttä ole kuitenkaan haettu. Hakukilpailun voitto varmistui vuonna 2010, jolloin aloitettiin myös suurtapahtuman valmistelutyö.
– On ollut ilo työskennellä pääkaupunkiseudun toimijoiden kanssa ja päätyä yhteistyössä hyvään lopputulemaan, hankkeen pääsihteeri Maria Laakso Suomen Voimisteluliitosta kertoo.
Iso osa valtavasta osallistujajoukosta majoitetaan Helsingin, Vantaan ja Espoon kouluihin. Palmia on ollut mukana huolehtimassa siitä, että puitteet majoittumiselle Helsingin 38 koulussa ovat kunnossa. Myös Helsingin kouluissa tarjottava aamiainen ja tilojen siivous ovat Palmian vastuulla.
Koulumajoitukset kuuluvat Gymnaestradan käytäntöön – tavalla on pitkä traditio.
– Yhteistyö Palmian kanssa on sujunut hyvin. Palmian etu on heille tuttu toimintaympäristö. Saamme käyttöön koulujen keittiöt ja osaavat ammattilaiset, Laakso kertoo.
Aamiainen tuhansille
Suurtapahtumaan on valmistauduttu pitkään, suunnittelu aloitettiin Palmiassakin jo vuonna 2013. Asiakkuuspäällikkö Minna Toivonen on tapahtuman projektipäällikkö Palmiassa.
– Osallistujia on valtavasti, ja he lähtevät päiväohjelmiin ja palaavat kouluille lähes samanaikaisesti. Turvallisuudesta ja kaiken sujuvuudesta ei tingitä.
Yhteistyökokouksia järjestäjien kesken on pidetty säännöllisesti ja jokainen yksityiskohta on mietitty tarkkaan. Kaikki yllättävät tilanteet on pyritty ennakoimaan.
– Haasteellista järjestelyissä on ollut se, että toimijoita on niin monta, Arja Nurmi Palmian kiinteistöpalveluista kertoo.
– Kaikilla tahoilla on oltava tarvittavat tiedot tapahtumista ja mahdollisista muutoksista. Erilaisia ohjeistuksia on tehty paljon.
Palmian ravintolapalvelut vastaa kouluilla tarjottavasta aamiaisesta.
– Majoittujille on tarjolla leikkeleaamiainen, Mari Rantala Palmian ravintolapalveluista kertoo.
– Kulttuurierot ja ruokavaliot on otettu huomioon tarjonnan monipuolisuudella. Vaihtoehtoja on tarpeeksi, että jokainen löytyy sopivaa suuhunpantavaa.
Tarjolla on muun muassa hedelmiä, leikkeleitä, leipää, jukurttia ja muroja sekä tietenkin kuumaa ja kylmää juotavaa. Palmian työntekijöiden lisäksi kouluilla on urheiluseuroista värvättyjä vapaaehtoisia, jotka avustavat aamiaisen jakelussa.
– Keskeisten tapahtumapaikkojen lähellä sijaitsevat Palmian ravintolat tarjoavat ateriaedun kisapassin näyttäville asiakkaille, Rantala lisää.
Tapahtuman aikana, ennen ja jälkeen
Ennen tapahtumaa majoitustilojen turvallisuus on varmistettu.
– Paloviranomaiset tarkastivat koulut. Kaiken on oltava kunnossa: majoitustilat, jätekatokset, sosiaalitilat, Arja Nurmi kertoo.
Tilojen on täytettävä turvallisen majoittumisen vaatimukset, säännöt ovat tiukat esimerkiksi varapoistumisteiden suhteen. Urheiluseuroista tulevat vapaaehtoiset ovat tutustuneet kouluihin etukäteen Palmian työntekijöiden opastamina.
Tapahtuman aikana Palmian turvapalvelujen hälytyspalvelukeskus päivystää yllättävien tilanteiden varalta. Jos kouluilla ilmenee teknisiä ongelmia esimerkiksi viemäreiden tai sähköjen suhteen, koulussa paikalla oleva valvoja on Palmiaan yhteydessä. Myös töissä olevat kouluisännät kiertävät kouluissa päiväsaikaan.
Yhteiset tilat – pesutilat, ruokasalit ja käytävät – siivotaan päivittäin. Majoitustilat siivotaan perusteellisesti vasta koulun tyhjennyttyä koulujen perussiivousten yhteydessä.
